Além da importância do ambiente de trabalho positivo, também a boa comunicação é uma forma importante de salvaguardar mal-entendidos que ocorrem no trabalho, na família e entre amigos. Se a comunicação não for bem gerida, pode tornar-se sinónimo de complicação. Se nos referirmos às nossas empresas, esta falta de comunicação pode tornar-se ainda maior hoje com o teletrabalho.
Reconhecer algumas das causas mais comuns de falta de comunicação no trabalho pode ser uma vantagem para evitar situações indesejadas. Mas quais podem ser essas causas?
1.- Falta de contexto
Quando um ficheiro precisa de ser distribuído, o contexto inclui que ficheiro, quando e onde deve ser entregue, bem como quem é responsável pela sua distribuição.
Para evitar confusões, os colaboradores que trabalham num projeto específico devem ter a oportunidade adequada de fazer perguntas e os gestores devem atribuir dependências claras a cada colaborador.
2.- Tirar conclusões precipitadas.
Esta é uma das causas mais comuns de falta de comunicação no trabalho. Isto ocorre quando algumas coisas são assumidas como verdadeiras, mas nunca verificadas. Temos tendência para assumir que já sabemos o que a outra pessoa pretende dizer. É o mesmo que fazer uma suposição sobre o que uma pessoa pretende dizer numa mensagem de correio eletrónico ou de texto, sem procurar realmente o contexto.
Aceitar algo como verdadeiro sem provas, muitas vezes com base em informações limitadas (ou mesmo incorretas), pode levar-nos ao erro.
Uma boa maneira de abordar esta questão seria confirmar o que ouviu e fazer um uso correto das suas palavras.
3.- Falta de concentração
Outra das principais causas de falhas de comunicação no trabalho é a escuta inativa. Apesar de fingirmos ouvir ativamente o que o nosso colega tem para dizer, na maioria das vezes estamos demasiado preocupados em planear a nossa própria resposta. A escuta ativa implica prestar muita atenção ao que a outra pessoa está a dizer e só depois interpretar o que se ouviu.
Devemos concentrar-nos na discussão em curso e evitar interrupções desnecessárias, como verificar o telefone, o WhatsApp, enviar outros e-mails que não têm nada a ver com o que está a acontecer naquele momento…, etc.
4.- Perda de produtividade e de motivação dos colaboradores
Apesar das suas competências e capacidades, os colaboradores desmotivados podem, por vezes, sentir que não são reconhecidos, o que pode dever-se a uma falta de comunicação no trabalho.
A produtividade global pode ser recuperada avaliando a cultura da empresa e considerando o que é necessário para criar um ambiente de trabalho colaborativo. As empresas podem precisar de ter um sistema adequado que incentive o progresso criativo e lembretes sobre uma determinada tarefa. Desta forma, garantimos que os nossos colaboradores estão pessoalmente empenhados em trabalhar com uma atitude positiva, o que nos leva ao próximo ponto que está relacionado com este.
5.- Feedback negativo constante
De vez em quando, é bom receber opiniões negativas porque é uma forma de resolver problemas e avançar, mas se forem constantes e nunca elogiarem o bom trabalho do colaborador, isso faz com que este fique desmotivado. Há aqui uma clara falta de comunicação. Sabemos que há alturas em que o trabalho é muito bem feito, mas não o comunicamos e isso é contraproducente para a nossa própria empresa, pois o colaborador pode deixar o seu emprego e procurar uma empresa onde o seu valor lhe seja comunicado. Todos nós gostamos que nos digam que fizemos um bom trabalho nalgumas ocasiões.
6.- Falta de liderança
Os colaboradores olham para os seus supervisores em busca de orientação. A má comunicação da chefia pode dever-se à incapacidade dos gestores para responder a questões ou esclarecer problemas, deixando o seu pessoal ainda mais desorientado do que antes, o que pode ser uma das principais causas da má comunicação no trabalho. Devido a esta ambiguidade, os colaboradores podem acabar por transmitir sinais contraditórios uns aos outros.
7.- Maus meios de comunicação interna
Quando lida em voz alta, até mesmo uma simples palavra como «não» pode ser interpretada de diferentes maneiras, o que, por sua vez, pode tornar-se uma das causas da falta de comunicação no trabalho. A comunicação verbal é melhor para transmitir diferentes significados. As mensagens escritas só são claras quando são precisas.
Os emojis, que podem ser adequados em alguns ambientes de trabalho, são uma abordagem possível. Também é adequado para mensagens de correio eletrónico mais informais. O correio eletrónico e as reuniões virtuais são alguns dos meios mais comuns de comunicação interna no local de trabalho que podem ajudar a evitar tais erros de comunicação.
Após a pandemia, 85% das empresas em todo o mundo ofereceram aos colaboradores a opção de trabalhar remotamente. Por conseguinte, a definição de diretrizes e a escolha do canal de comunicação adequado são cruciais para evitar o incómodo da falta de comunicação interna.
